Welche Daten muss ich der Betriebsprüfung herausgeben?
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO, soweit sie mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO). Dazu zählen Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und — nach Nummer 5 — sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Grenze liegt also nicht bei dem, was verlangt wird, sondern bei dem, was aufbewahrungspflichtig und steuerlich bedeutsam ist.
Drei Zugriffsarten, drei sehr verschiedene Belastungen
§ 147 Abs. 6 AO nennt sie nebeneinander: Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Systems; maschinelle Auswertung nach den Vorgaben der Behörde; oder Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format. Für den Betrieb sind das drei sehr unterschiedliche Vorgänge — der erste findet im Haus statt, der dritte gibt den Datenbestand aus der Hand.
Umfang und Grenzen
Die Fundstellen in dieser Tabelle sind deutsches Recht. Denselben Grundsatz kennen die meisten europäischen Rechtsordnungen — im Wortlaut und nach Land geordnet steht er im Register der Rechtsgrundlagen.
| Punkt | Rechtsgrundlage | Was gilt |
|---|---|---|
| Was aufzubewahren ist | § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 AO | Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Abschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung. |
| Zugriff 1 | § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 AO | Einsicht in die gespeicherten Daten und Nutzung des Datenverarbeitungssystems. |
| Zugriff 2 | § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 AO | Maschinelle Auswertung nach den Vorgaben der Finanzbehörde. |
| Zugriff 3 | § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 AO | Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format. |
| Daten bei Dritten | § 147 Abs. 6 Satz 2 AO | Teilt der Steuerpflichtige mit, dass die Daten bei einem Dritten liegen, trifft die Pflicht den Dritten. |
| Nur in der Außenprüfung | § 147 Abs. 6 Satz 1 AO | Der Datenzugriff gilt im Rahmen einer Außenprüfung — für die Kassen-Nachschau gilt § 146b AO. |
| Mitwirkung | § 200 Abs. 1 Satz 1 AO | Der Steuerpflichtige hat die Behörde bei der Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO zu unterstützen. |
Der praktisch wichtigste Punkt: eine eigene Kopie
Wer Daten herausgibt, sollte denselben Datenbestand behalten, der die Behörde erreicht — Datei für Datei, in derselben Fassung. Ohne diese Kopie lässt sich später nicht nachvollziehen, worauf sich eine Feststellung stützt, und jede Gegenrechnung müsste auf einer anderen Grundlage aufsetzen als die Prüfung. Das ist kein rechtlicher, sondern ein rein praktischer Hinweis — aber er entscheidet häufiger über den Ausgang als jeder Einwand gegen den Umfang.
Und wo die Grenze verläuft
Die Vorschrift knüpft an Absatz 1 an, also an die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Was weder aufbewahrungspflichtig noch für die Besteuerung von Bedeutung ist, wird von § 147 Abs. 6 AO nicht erfasst. Wo im Einzelfall die Grenze verläuft, ist eine Rechtsfrage — sie gehört in die Hand Ihres Steuerberaters oder Rechtsanwalts, nicht in die eines Gutachters.
Was wir dazu beitragen
Wir werten den Datenbestand aus, den auch die Prüfung hat, und stellen fest, was daraus tatsächlich folgt. Über den Umfang der Herausgabepflicht entscheiden wir nicht: Wir stellen Tatsachen fest, die rechtliche Würdigung bleibt bei Ihren Beratern und beim Gericht.
Gemessen am schärfsten Maßstab Europas
Datenzugriff und Format — dieser Maßstab ist nicht überall gleich hoch. Belegt ist er für 4 Rechtsordnungen.
Ausgewertet wird derselbe Datenbestand, den auch die Prüfung hat — in demselben Format.
In unserem Register ist diese Achse in 4 von 4 belegten Rechtsordnungen als erfüllt eingetragen. Die Einordnung stammt von uns und ist je Land mit Fundstelle nachlesbar — sie ist keine Bescheinigung eines Dritten.
Die hier wiedergegebenen Rechtsvorschriften dienen der Information und ersetzen keine Rechtsberatung. Für die Anwendung im Einzelfall ist die Rechtslage zum Verfahrenszeitpunkt durch eine im jeweiligen Land und Fachgebiet zugelassene Rechtsanwältin oder einen zugelassenen Rechtsanwalt zu prüfen.